個人情報が記録された外部記憶装置の紛失について

平成27年11月4日

大学共同利用機関法人　高エネルギー加速器研究機構

報道関係各位

10月中旬、高エネルギー加速器研究機構(以下、「機構」という。)の職員が海外出張中、研究資料や学会等での講演資料が入った外部記憶装置(USB接続SSD)を紛失し、その中には個人情報等が入っていることが判明いたしました。
関係の皆様には大変なご迷惑、ご心配をお掛けすることになり、深くお詫び申し上げます。
機構では、今後このようなことがないよう、再発防止策を講じ、あらためて情報管理の徹底を図ってまいります。

1．経緯

機構職員が10月17日からの欧州出張の渡航中の18日、外部記憶装置が入ったPCインナーバックの紛失に気付きました。直ちに、現地で渡航に利用した航空会社、経由地空港の遺失物センターに照会しましたが、現在のところ発見されていません。
帰国翌日の26日、当該職員が外部記憶装置へコピーした元のファイルを調査したところ、以下の保有個人情報(※)が含まれていることが判明しました。

※「保有個人情報」とは、機構の役職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、機構の役職員が組織的に利用するものとして保有しているものです。

2．保有個人情報の内容と登録人数

※ 上記の各登録人数には、重複があります。

3．その他の情報

当該外部記憶装置には、上記2．の保有個人情報の他に、研究資料や学会等での講演資料等の情報が含まれておりましたが、これらの情報には、保有個人情報は含まれておりません。
また、これらの情報は、機構内の情報であり、外部の方々に影響を及ぼすことはありません。

4．現在の状況

当該職員の所属部署において、個人情報を保管するサーバー及び端末を限定する措置をとるとともに、外部記憶装置内の放射線管理区域カードデータのみでは、機構の放射線管理区域に入域できないことを確認しました。
機構長から、理事及び所長、施設長等各組織の長に対して、口頭にて、より一層の個人情報の適正な管理・運用の徹底を図るよう指示するとともに、総括保護管理者から、全職員に対して、関係規程の再確認及び個人情報の管理及び運用について、より一層徹底するよう指示しました。
なお、現時点において、当該外部記憶装置に記録された個人情報が悪用されたとの情報は得ておりません。
また、当該外部記憶装置に記録されていた方々には、連絡先を確認し、順次、速やかに連絡をとり、お詫びを申し上げているところです。

5．今後の対応

同様の事案が発生しないよう原因と対策の検討を進め、更なる対策を講じ、再発防止に努めてまいります。

【 本件に関する問い合わせ 】
大学共同利用機関法人 高エネルギー加速器研究機構 広報室
TEL： 029-879-6046