共同研究（一般）採択後の手続きです。
研究実施計画書提出
採択となった研究代表者の方は、通知しました配分額(物件費・旅費)をもとに、記載要領等を参考にして、(1-0)研究計画概要、(1-1)研究者名簿、(1-2)物件費計画書、(1-3)旅費実施計画書、(２)研究実施計画書を作成し、次のとおり提出ください。
提出締切：令和６年６月１７日（月) 正午（日本時間）
提 出 先：高エネルギー加速器研究機構 研究協力部 国際企画課 国際企画第一係 (koryu1(at)mail.kek.jp)
備 考：外国及び外国人への物、技術等の輸出、提供等が生じる場合、「輸出する物」や「提供する技術・データ」が、大量破壊兵器の開発等に転用されないよう、経済産業省の法令に則った管理をするため、輸出や技術の提供を行う前にＫＥＫ内の審査を受けて承認を得る必要があります。本事業において当該輸出が見込まれる場合、KEK所属の方は、以下の「事前確認シート」にて当該申請の必要性の有無をご確認いただき、申請が必要な場合は以下のＵＲＬを参照のうえ、KEK内担当係（研究協力係）へご連絡ください。KEK外の所属の方は、ご自身の所属機関で必要な手続きをご確認ください。
＊KEKの安全保障輸出管理については、こちらをご覧ください（KEK内限定）
出張手続き
出張手続きに関する留意事項
出張に伴う国際会議等の参加登録料やレンタカー代（ガソリン代含む）については、物件費からの支出となります。
開催形態の多様化から、本事業で支出可能な国際会議参加登録料については、こちら でご確認ください。
出張は、3月10日までに帰国厳守でお願いします。
KEK所属の方へ
こちらからご確認ください（KEK内限定）
KEK外の所属の方へ
物品購入手続き
KEK所属の方へ
購入申請システムを通しての購入となります。担当契約係と調整の上、購入手続きを進めてください。
KEK外の所属の方へ
KEKの執行ルールに沿って執行いただきます。KEK職員を通して購入手続きを進めてください。メンバーにKEK職員がいない場合においては、国際企画第一係までご連絡ください。
高エネルギー加速器研究機構 研究協力部 国際企画課 国際企画第一係
TEL:029-864-5132
email:koryu1(at)mail.kek.jp
契約手続きにおいて、契約締結まで時間を要する場合がございますので、執行に際しては、時間に十分な余裕を持って進めてください。
KEK外への納品について
KEK外への納品も可能ですが、納品先の機関の職員に対し、「検査職員」/「監督職員」及び「物品の使用責任者」の委任手続きが事前に必要です。委嘱手続きが完了するまで1ヵ月程度かかる場合もありますので、計画がある場合は、お早目に高エネルギー加速器研究機構 研究協力部 国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）まで、以下の書類をご提出ください。
※ 研究実施計画書とともに提出済みの場合は、改めて提出する必要はありません。
物品管理手続き
KEK所属の方へ
こちらで必要な手続きをご確認ください。（KEK内限定）
KEK外の所属の方へ
本事業の予算で取得した物品は、KEKの保有物となります。取得してから廃棄等するまでの間、適切な管理のもとで、研究活動の貴重な資源として利活用することが求められますので、以下を遵守ください。
- ・物品の管理（取得直後）
- 取得後、KEK機構発⾏の資産管理シールを発行します。資産管理シールがお⼿元に届きましたら、容易に確認できる場所に必ず貼付してください。 直接の貼付が困難な場合は、現品にマジック、タグ等で資産番号を表⽰する／シリアルナンバーなど識別情報を資産台帳に登載する／現品写真とともに資産シールを記録、保管するなどして、対応ください。 特に複数の同⼀品を保有する場合は、現品との⼀対⼀の紐づけができるよう管理してください。
- ・物品の管理（毎年の管理状況調査対応）
- 例年、9月頃に資産の管理状況の調査を行います。管理状況を正しく報告ください。
- ・使用者、使用責任者、使用場所に変更が生じた場合
- KEK外の物品管理における使用者は、使用責任者となり、上記「KEK外への納品について」に記載のとおり、委任手続きを行う必要があります。変更に当たっても同様となりますので、使用者、使用責任者に変更が生じた際は、該当物品の資産番号とあわせて「「検査職員」/「監督職員」及び「使用責任者」の委任手続き」の様式を速やかに高エネルギー加速器研究機構
研究協力部 国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）までご提出ください。
また、使用場所は、原則、使用責任者（使用者）の所属機関で登録されています。使用場所に変更が生じた際も、該当物品の資産管理番号と「「検査職員」/「監督職員」及び「使用責任者」の委任手続き」をお知らせください。 - ・物品の所有権をKEKから他機関へ移す場合
- 本事業の予算で取得した物品は、KEKの保有物となっています。
以下に該当するような特段の事情がない限り、原則、所有権を移すことはできません。所有権を移す必要が生じた際は、すみやかに該当の資産管理番号と併せてその理由を高エネルギー加速器研究機構 研究協力部 国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）までご連絡ください。
＜特段の事情＞
・研究課題が終了し、KEKにおいては使用する必要が無い
・研究課題遂行のため、KEK外の機関が所有する装置の一部に組み込まれるものを購入する必要があり、装置完成時に一つの物品として管理する - ・処分（廃棄）する場合
- 一般的には、修理不可能な故障、修理費用が新たに購入する場合より高額になる、或いは陳腐化・老朽化に伴い事業の用に供することが不利益となる場合など、客観的に廃棄するのが妥当であるような状況であれば、廃棄が可能です。ただし、物品によっては処分制限がありますので、必ず処分する前に以下の点について高エネルギー加速器研究機構
研究協力部 国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）まで連絡し、KEKからの処分の可否の通知をお待ちください。
１．品名、数量、資産管理番号
２．理由（老朽化、陳腐化等により使用できなくなった/使用する必要がなくなった等）
３．リユースが可能か否か（可能な場合は、保管可能期間をお知らせください。併せて物品の写真も添付してください。）
４．リユースが不可能と判断される場合は、その理由
（修理物品の調達が製造中止等により修理不可能/修理費用が新たに購入する場合より高額になる/サポート期間終了等） - ・滅失、破損、盗難があった場合
- 盗難・紛失があった場合、現場の状況を確認・記録するとともに、直ちに高エネルギー加速器研究機構 研究協力部 国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）まで、該当物品の資産管理番号と併せて状況をお知らせください。
物品の紛失・盗難においては、当該物品の管理・運用上の必要な手続や注意義務等を怠ったことが主な原因である場合、当該物品の使用者に対して弁償責任が課されること がありますので、適切な物品の管理・運用を行ってください。
成果報告
- 研究成果を公表する際には、「日米科学協力事業（高エネルギー物理学）/U.S.-Japan Science and Technology Cooperation Program in High Energy Physics」の助成を受けて行った研究の成果であることを明示すること。
- 年度毎の成果報告書の提出（様式は研究代表者宛てに後日送付します）
- 日米科学協力事業高エネルギー物理学研究計画委員会での成果報告（毎年度。例年2-3月に開催）
- 日米科学協力事業高エネルギー物理学合同委員会での成果報告（特定の課題のみ。例年4-5月に開催）
- 定期的（おおむね5年毎）に開催される本事業の評価委員会での成果報告