共同研究採択後手続き

1. 研究実施計画書提出

採択となった研究課題の研究代表者の方は、配分額に応じた研究実施計画書の提出が年度毎に必要となります。詳細は、採択通知時にお知らせします。

【2026年度】

様　　式：2026年度版（記入要領含む）

提出期限：2026年5月14日（木）正午

提 出 先 ：KEK国際企画課 国際企画第一係 (koryu1(at)mail.kek.jp)

安全保障輸出管理について

外国及び外国人への物、技術等の輸出、提供等が生じる場合、「輸出する物」や「提供する技術・データ」が、大量破壊兵器の開発等に転用されないよう、経済産業省の法令に則って管理する必要があります。
研究代表者だけでなく、本事業に携わる研究者の方は、共同研究を開始する前に必ず輸出審査が必要か事前にご確認ください。

【KEK所属の方】
　こちらのページで手続きを確認してください。（KEK内限定）

【KEK外の所属の方】
　ご自身の所属機関で必要な手続きをご確認ください。

 

2. 出張手続き

　2-1. 出張手続きに関する基本事項及び留意事項

対象となる出張日程
３月10日までに帰国の出張計画が対象です。
当該年度の出張申請期限
出張計画は、11月末日までに申請/提出ください。申請/提出された出張の変更は12月20日（土日祝日の場合は、翌営業日）まで受付けます。12月20日以降の変更については、天候や、国の情勢等による突発的な事由によるもののみ受け付けます。
支給対象費目
支給対象費目は主に以下のとおりです。
・日本国内交通費（KEK規定額）
・航空券代（実費）
・査証申請料（ESTA含む）（実費）
・日当（3,000円/日。レンタカー利用・請求あり/同乗の場合は、支給なし）
・宿泊費（20,000円/泊）※実費支給も可。
・渡航先現地交通費（公共交通機関での移動費及びタクシー代等。支給する日当の総額以上の負担がある場合のみ支給対象）
・レンタカー代（ガソリン代含む）
・会議参加登録料
会議参加登録料
開催形態の多様化から、本事業で支出可能な国際会議参加登録料については、 こちらでご確認ください。
ESTAの申請
ESTAの申請は、 こちらから。申請料は40ドルです。旅行代理店に委託して手数料がかかってしまった場合、手数料はお支払いできません 。
海外旅行保険
本事業での出張は、KEKで加入の海外旅行保険が適用されます。適用条件や補償内容はこちらにてご確認ください。個人名が入った付保証明が必要な方は、出発１ヵ月前までにご連絡ください。
米国エネルギー省（DOE）傘下国立研究所の入構について
DOE傘下国立研究所の入構手続きが厳格化に伴い、入構手続きを開始する前に、所属機関と当該DOE傘下国立研究所との間で、Non-Proprietary User Agreement（NPUA）が締結されている必要があります。詳細はこちら
ESTAでの米国入国時の出入国記録の確認について
米国エネルギー省（DOE）傘下国立研究所における入構手続きが近年、厳格化していることに伴い、９０日以下の滞在でビザ免除プログラムにより入国される場合は、出入国記録で商用（WB）で記録されていることを必ず確認してください。

〇米国の空港到着時入国審査の際に、審査官に対して：
・渡米目的（研究打ち合わせなど、商用目的であること）を明確に伝え、
・訪問先が米国エネルギー省（DOE）傘下国立研究所であり、入構のためには商用（WB）で入国する必要があることを明確に伝え、
・入国を許可された際、商用（WB）で記録されていることを審査官に確認して下さい。

〇入国審査を通過後、直ちに I-94（米国に入国する外国人の出入国記録、https://i94.cbp.dhs.gov/homeから確認可能）を確認し、WB が付与されていることを確認してください。もし観光（WT）が付与されてしまった場合は、
・その場で審査官に申し出る
・アメリカ合衆国税関・国境警備局のコールセンター（+1+202-325-8000）または専用サイト（https://www.help.cbp.gov/s/questions?language=en_US）に連絡して下さい。

2-2. KEK所属の方へ（KEK内限定）

2-3. KEK外の所属の方へ

2-3-1. 手続きの流れ

Step1　【出張者　→　研究代表者】
外国出張個人別計画表 を作成し、研究代表者へ出張の承認依頼
※ 2-3-2. 申請/提出期限、2-3-3.外国出張個人別計画表作成参照
Step2　【研究代表者　→　出張者】
出張計画の承認
Step3　【研究代表者/出張者　→　KEK国際企画第一係】
外国出張個人別計画表の提出
※　出張者本人からの提出の場合は、研究代表者から出張の承認がされているメール等を添付/CCに研究代表者を入れること。
Step4　【出張者】　※必要な場合のみ
・KEK共同利用者支援システムへのユーザー登録（1回/当該年度）
・旅費の振込先口座の登録（1回）
※　2-3-4. ユーザー登録・口座登録参照
Step5　【出張者　→　KEK国際企画第一係】
必要書類提出
※　2-3-5.必要書類及び提出期限参照
Step6　【KEK　→　出張者】
旅費の支払い
※　2-3-6.旅費の支払い参照

 

2-3-2. 申請/提出期限

出張計画が決まり次第、遅くとも出発１ヵ月前までに申請ください。2-3-5.必要書類及び提出期限、2-3-6.旅費の支払いに示す支払いスケジュールも参照の上、余裕をもって申請ください。
出張は、採択通知日以降、３月10日までの出張日程で計画ください。
当該年度の全ての出張計画は、11月末日までに申請/提出ください。
11月末までに提出された3月10日までの出張の変更は12月20日（土日祝日の場合は、翌営業日）まで受け付けます。

 

2-3-3. 外国出張個人別計画表作成

外国出張個人別計画表はこちらからダウンロードください。
「2-3-1. 手続きの流れ」に沿って、研究代表者が了解した計画表をKEK国際企画課国際企画第一係（koryu1(at)mail.kek.jp）までお送りください。

 

2-3-4. ユーザー登録・口座登録

ユーザー登録（過去にKEK共同利用者支援システムを利用したことがない方）
外国出張個人別計画表を提出後、こちらからユーザー登録を完了してください。
用務情報等は以下を選択してください。
【用務情報】
　用務グループ：つくば／研究打合せ・研究会・外部資金等 その他
　用務：その他 日米事業
　課題番号又は用務詳細：日米事業（国際企画第一係）

【申請書の種別】
　ユーザー登録届を選択
操作マニュアルはこちら
ユーザー登録（過去にKEK共同利用者支援システムを利用したことがある方）
外国出張個人別計画表を提出後、KEK共同利用者支援システムにログインし、用務追加登録を行ってください。
用務情報等は以下を選択してください。
【用務情報】
　用務グループ：つくば／研究打合せ・研究会・外部資金等 その他
　用務：その他 日米事業
　課題番号又は用務詳細：日米事業（国際企画第一係）

【申請書の種別】
　ユーザー登録届を選択
操作マニュアルはこちら
口座登録
KEK共同利用者支援システムより登録ください。これまでに一度登録されたことがある方は、振込先口座情報に変更がない限り、改めて登録する必要はありません。

操作マニュアルはこちら

 

2-3-5. 必要書類及び提出期限

2-3-6.旅費の支払いに記載の支払いスケジュールも参照の上、期限までにKEK国際企画課国際企画第一係（koryu1(at)mail.kek.jp）へご提出ください。以下に示す指定様式は、こちらからダウンロードください。

項目 必要書類 提出者 提出期限：概算払い
（出張開始前 or 出張期間中の支払い）		 提出期限：清算払い
出張期間終了後の支払い
1.旅費の申請 外国出張個人別計画表（指定様式） 全員 出発2ヵ月前まで 出発1ヵ月前まで
2. 航空券 フライトスケジュールが確認できる書類(e-ticket等) 全員 出発2ヵ月前まで 出発1ヵ月前まで
2. 航空券 航空運賃の総額及び内訳が確認できる書類(e-ticket等) KEKから航空賃を支給する方 出発2ヵ月前まで 出発1ヵ月前まで
2. 航空券 航空運賃の支払いが確認できる書類(領収書原本) KEKから航空賃を支給する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
3. レンタカー代(ガソリン代含む) 立替払請求書（指定様式） KEKに請求する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
3. レンタカー代(ガソリン代含む) 領収書 KEKに請求する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
3. レンタカー代(ガソリン代含む) クレジットカード明細 KEKに請求する方で、ご自身が支払ったレートで請求希望する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
4. 渡航先現地交通費 領収書 KEKに請求する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
4. 渡航先現地交通費 クレジットカード明細 KEKに請求する方で、ご自身が支払ったレートで請求希望する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
4. 渡航先現地交通費 理由書（任意様式） KEKに請求する方で、タクシーを利用した場合 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
5. 宿泊費実費 宿泊費実費支給申請書（指定様式）及び添付資料 KEKに実費での清算を申請する方 出発2ヵ月前まで 出発1ヵ月前まで
5. 宿泊費実費 領収書 KEKに実費での清算を申請する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
5. 宿泊費実費 クレジットカード明細 KEKに実費での清算を申請する方で、ご自身が支払ったレートでの清算を希望する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
6. 査証申請料（ESTA含む） 領収書 KEKに請求する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
6. 査証申請料（ESTA含む） クレジットカード明細 KEKに実費での清算を申請する方で、ご自身が支払ったレートでの清算を希望する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
7. 会議参加登録料 立替払請求書（指定様式） KEKに請求する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
7. 会議参加登録料 領収書 KEKに請求する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
7. 会議参加登録料 参加登録料に何が含まれているかわかる資料 KEKに請求する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
7. 会議参加登録料 クレジットカード明細 KEKに実費での清算を申請する方で、ご自身が支払ったレートでの清算を希望する方 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内
8. 出張報告 出張報告書（指定様式） 全員 帰国後1週間以内 帰国後1週間以内

 

2-3-6. 旅費の支払い

支払い方法
旅費の支払いは、概算払いと清算払いがあります。
　概算払い：出張開始前 or 出張期間中の支払い
　清算払い：出張期間終了後の支払い
支払いスケジュール
KEKからの振込は毎月25日（土日祝日の場合は、前営業日）です。各月の支払日に対する必要書類の提出期限は、前月15日（土日祝日の場合は、前営業日）です。期限までに提出いただいた場合であっても、書類不備や確認が必要な場合、予定している支払い日に間に合わない場合もあります。2-3-5.必要書類及び提出期限を参考に余裕をもって必要書類を提出ください。

 

 

3. 物品購入手続き

　3-1. KEK所属の方へ

購入申請システムを通しての購入となります。担当契約係と調整の上、購入手続きを進めてください。

 

　3-2. KEK外の所属の方へ

KEKの執行ルールに沿って執行いただきます。見積書、納品書、請求書は「高エネルギー加速器研究機構」宛てでご準備ください。
KEK職員がメンバーにいるグループは、KEK職員を通して購入手続きを進めてください。
メンバーにKEK職員がいない場合においては、国際企画第一係までご連絡ください。

　　高エネルギー加速器研究機構 研究協力部 国際企画課 国際企画第一係

　　TEL:029-864-5132

　　email:koryu1(at)mail.kek.jp

契約手続きにおいて、契約締結（発注）まで時間を要する場合がございますので、執行に際しては、時間に十分な余裕を持って進めてください。

 

　3-3. KEK外への納品について

KEK外への納品も可能ですが、納品先の機関の職員に対し、「検査職員」/「監督職員」及び「物品の使用責任者」の委任手続きが事前に必要です。
委嘱手続きが完了するまで1ヵ月程度かかる場合もありますので、計画がある場合は、お早目にKEK国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）まで、以下の書類をご提出ください。

「検査職員」/「監督職員」及び「使用責任者」の委任手続き

※　研究実施計画書とともに提出済みの場合は、改めて提出する必要はありません。

 

4. 物品管理手続き

　4-1. KEK所属の方へ

こちらで必要な手続きをご確認ください。（KEK内限定）

 

　4-2. KEK外の所属の方へ

本事業の予算で取得した物品は、KEKの保有物となります。取得してから廃棄等するまでの間、適切な管理のもとで、研究活動の貴重な資源として利活用することが求められますので、以下を遵守ください。

・物品の管理（取得直後）
取得後、KEKより資産管理シールを送付します。資産管理シールが届き次第、容易に確認できる場所に貼付してください。
直接の貼付が困難な場合は、現品にマジック、タグ等で資産番号を表⽰する／シリアルナンバーなど識別情報を資産台帳に登載する／現品写真とともに資産シールを記録、保管するなどして、対応ください。
特に複数の同⼀品を保有する場合は、現品との⼀対⼀の紐づけができるよう管理してください。
・物品の管理（毎年の管理状況調査対応）
例年、9月頃に資産の管理状況の調査を行います。管理状況を正しく報告ください。
・使用責任者、使用場所に変更が生じた場合
使用責任者、使用場所（機関）に変更が生じた際は、該当物品の資産番号とあわせて、KEK国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）までご連絡ください。
上記「3-3. KEK外への納品について」に記載のとおり、KEKで物品を管理する場合、使用する機関毎に「使用責任者」の委任手続きが必要です。「「検査職員」/「監督職員」及び「使用責任者」の委任手続き」の様式も速やかにご提出ください。
・物品の所有権をKEKから他機関へ移す場合
以下に該当するような特段の事情がない限り、原則、所有権を移すことはできません。
所有権を移す必要が生じた際は、すみやかに該当の資産管理番号と併せてその理由をKEK国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）までご連絡ください。
＜特段の事情＞
・研究課題が終了し、KEKにおいては使用する必要が無い
・研究課題遂行のため、KEK外の機関が所有する装置の一部に組み込まれるものを購入する必要があり、装置完成時に一つの物品として管理する
・処分（廃棄）する場合
原則、以下の理由に示すような場合に、処分（廃棄）が可能です。物品によっては処分制限がありますので、必ず処分する前に以下の連絡事項ついてKEK国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）まで連絡し、KEKからの処分の可否の通知をお待ちください
【理由】
・修理不可能な故障
・修理費用が新たに購入する場合より高額になる
・陳腐化・老朽化に伴い事業の用に供することが不利益となる
【連絡事項】
１．品名、数量、資産管理番号
２．理由（老朽化、陳腐化等により使用できなくなった/使用する必要がなくなった等）
３．リユースが可能か否か（可能な場合は、保管可能期間をお知らせください。併せて物品の写真も添付してください。）
４．リユースが不可能と判断される場合は、その理由
　　（修理物品の調達が製造中止等により修理不可能/修理費用が新たに購入する場合より高額になる/サポート期間終了等）
・滅失、破損、盗難があった場合
盗難・紛失があった場合、物品の使用責任者は、現場の状況を確認・記録するとともに、直ちにKEK国際企画課 国際企画第一係（email:koryu1(at)mail.kek.jp）まで、該当物品の資産管理番号と併せて状況をお知らせください。
物品の紛失・盗難においては、当該物品の管理・運用上の必要な手続や注意義務等を怠ったことが主な原因である場合、当該物品の使用者に対して弁償責任が課されること がありますので、適切な物品の管理・運用を行ってください。

 

5. 成果報告

  • 研究成果を公表する際には、「日米科学協力事業（高エネルギー物理学）/U.S.-Japan Science and Technology Cooperation Program in High Energy Physics」の助成を受けて行った研究の成果であることを明示すること。
  • 年度毎の成果報告書の提出（様式は研究代表者宛てに後日送付します）
  • 日米科学協力事業高エネルギー物理学研究計画委員会での成果報告（毎年度。例年2-3月に開催）
  • 日米科学協力事業高エネルギー物理学合同委員会での成果報告（特定の課題のみ。例年4-5月に開催）
  • 定期的（おおむね5年毎）に開催される本事業の評価委員会での成果報告