| 出発前手続き |
| 研究代表者及び出張者は、それぞれ必要書類を提出先まで提出してください。なお、KEK職員につきましては、書類の提出とともに機構の出張旅費システムにて申請をお願いします。 |
| 【研究代表者提出書類】 |
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◆外国出張個人別計画表
（KEK職員以外の方） |
日本語 |
English |
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様式を上記よりダウンロードの上、必要事項を記入し提出してください。 |
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KEK職員の出張の場合は、出張旅費システムに申請の上、所属事務室に出張する旨を連絡してください（計画書の提出は不要です）。 |
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◆出張依頼理由書
（必要な場合のみ） |
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研究実施計画書の研究場所欄へ記載いただいた以外の機関へ出張する場合に提出してください。 |
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◆共同研究者変更届
（必要な場合のみ） |
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研究実施計画書の研究者名簿へ記載いただいた共同研究者以外が出張する場合、共同研究者として追加する必要があります。その場合、こちらの様式へ必要事項を記入の上提出してください。 |
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| 【出張者提出書類】 |
| KEK以外の所属の方は、以下の書類提出に加え、「ユーザー登録」及び「口座登録」が必要となります。 |
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詳細はこちら |
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◆フライトスケジュールが確認できる書類 |
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旅行代理店で購入された場合は、旅程表の原本を提出してください。インターネット上で購入した場合は、必要情報が記載されたものをプリントアウトし提出、もしくは電子媒体にて提出してください。 |
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◆航空運賃の内訳が確認できる書類 |
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旅行代理店で購入された場合は、見積書（原本）等を提出してください。インターネット上で購入した場合は、E-ticket等をプリントアウト、もしくは電子媒体にて提出してください。 |
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◆航空運賃の支払いが確認できる書類 |
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領収書が発行される場合は、領収書（原本）を提出してください。領収書が発行されない場合は、支払いが確認できるホームページの情報をプリントアウトしたもの、E-mail等を提出してください。 |
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◆レンタカー利用の日程が確認できる書類
（必要な場合のみ） |
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滞在中にレンタカーを利用される方は、予約確認書の写しなど日程が分かるものをプリントアウト、もしくは電子媒体にて提出してください。 |
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◆会議・シンポジウム等の内容が確認できる書類
（必要な場合のみ） |
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用務が「会議」「シンポジウム」「ワークショップ」への出席に該当し、参加登録料の支出も併せて申請される場合は、当該会議等の詳細が確認できるホームページの情報をプリントアウトしたもの、E-mail等を提出してください。 |
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| ◆電子渡航認証システム（ESTA）について◆ |
| 2009年１月12日より、米国へ渡米する際にはESTA申請が義務化され、査証なし渡航者は、米国行きの航空機に搭乗する前にオンラインで渡航認証を受ける必要があります。 |
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詳しくはこちら（外務省ホームページ） |
| 申請に伴い発生する費用（21ドル）については、お支払できますので、支払いが確認できる書類（氏名、パスポート番号、申請番号、支払額と支払日が確認できるもの）をメールで結構ですので提出してください。 |
なお旅行代理店に委託して手数料がかかってしまった場合、手数料はお支払できませんのでご了承ください。
※非公式の模倣ウェブサイトによる申請代行サービスにご注意ください。高額な手数料を請求される場合があります。 |
| ESTA公式ウェブサイト |
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| ◆91日以上米国滞在の出張をされる場合◆ |
| ビザ取得が必要となります。J1ビザを取得される場合は、J1ビザ用の海外旅行傷害保険にKEKで加入することもできます。その場合、「外国出張個人別計画表」へ加入期間をご記入ください。原則出張前にメールで付保証明書を出張者へお送りします。（出発3週間前までにご連絡ください。） |
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| ◆航空券の購入に際して◆ |
| できる限り安価な航空券を購入してください。また、出発前に計画をしっかり立ててそのとおり出張することが原則ですが、万が一日程変更が生じそうな場合には、日程変更ができる限り安価な航空券を出発前に購入してください。 |
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| 【提出先】 |
〒305-0801
茨城県つくば市大穂１−１
高エネルギー加速器研究機構
国際企画課国際企画第一係 和田宛
Email: koryu1(at)mail.kek.jp |
