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 出張手続き |
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| 1. |
ユーザー登録（ユーザー登録ページへ） |
| ↓ |
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| 2. |
申込(ポータルサイトにログイン後、「宿泊予約旅費申請」からお申し込みください。) |
| ↓ |
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| 3. |
申請受付（システムから申請を受け付けた旨、自動返信されます。） |
| ↓ |
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| 4. |
出張依頼書発行（必要な方は各自ポータルサイトから出力してください。）
※ 出張申請が承認されませんと、出力できません。 |
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| 5. |
旅程確認
（出張終了後に確認依頼メールが送信されますので、ポータルサイトにて旅程確認をしてください。） |
| ↓ |
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| 6. |
旅費振込 |
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| ［出張申請について］ |
| ・ |
来訪予定日の2週間前までに各自ポータルサイトより申請してください。 |
・ |
ポータルサイトより申請可能な旅費経費区分は、員等旅費のみとなります。科研費、委任経理金等その他の経費については、従来どおりの手続きとなりますのでご注意ください。 |
・ |
大学院学生については、研究・実験研究者があらかじめ当該学生の指導教官に承諾を得ておいてください。 |
・ |
所属機関・職名・現住所（大学院学生等）に変更があった場合は、速やかにポータルサイトにて変更し、出張申請時にも「7.特記事項」に詳細を記載してください。適正な旅費算定に必要です。 |
・ |
口座登録をされていませんと、旅費支払い手続きができません。必ず、ポータルサイトにて口座登録をお願いします。 |
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| ［出張申請の変更・キャンセルについて］ |
出張申請の変更・キャンセルが生じたときは速やかに手続きを行ってください。出張前であれば、各自ポータル
サイトにて変更・キャンセルが可能です。出張期間中、期間後、またはポータルサイトにて変更できない場合は
ユーザーズ・オフィス窓口にお越しいただくか、下記メールアドレスまでご連絡ください。
ユーザーズ・オフィス
開室時間：平日9:00〜17:00（土・日曜日及び祝祭日、年末年始は除く。）
e-mail：usersoffice@mail.kek.jp |
| ［宿泊予約をされている場合について］ |
| 宿泊施設使用料のお支払い方法は以下の３通りとなりますのでご確認下さい。 |
| (1) |
宿泊予約と旅費申請を同時に行った場合
（【申請種別】：「宿泊予約＆旅費申請」を選択し、申し込みされた場合をさします。）
⇒ 原則として宿泊料は旅費支給額から相殺させていただきます。このため宿泊施設使用料のお支払いは不
要です。 |
| (2) |
上記以外の場合（宿泊予約と旅費申請をそれぞれ別々に行った場合など。）
⇒ 宿泊期間中にユーザーズ・オフィスにてお支払いください。現金又はクレジットカード（VISA、Master Card、JCB、American Express、デビットカード）でのお支払いが可能です。また、土日祝祭日及びユ
ーザーズ・オフィスが閉室の場合は、銀行振込が可能です。口座名義等については宿泊利用許可書の脚注
をご覧下さい。 |
| (3) |
外国人研究員等宿泊施設に宿泊される場合
⇒ 宿泊期間中にユーザーズ・オフィスにてお支払いください。ただし、1ヶ月以上宿泊する場合は月ごとに
請求書を送付いたしますので、受け取りましたらユーザーズ・オフィスにてお支払いください。 現金、
クレジットカード（VISA、Master Card、JCB、American Express、デビットカード）、銀行振込で
のお支払いが可能です。口座名義等は請求書に記載してあります。 |
| ※ |
支払い方法は、ポータルサイトにて各自ご確認ください。また、宿泊後も料金が未納になっている場合は、
宿泊予約ができなくなる場合がありますのでご注意ください。 |
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| ［相殺処理が適用される条件について］ |
| 相殺処理が適用される条件は、原則として以下のとおりです。 |
| (1) |
宿泊予約と旅費申請の同時申込みページで、同時申請をした場合 |
| (2) |
旅費申請期間と宿泊予約期間に、不整合がない場合 |
| (3) |
旅費の予算について科研費などの外部資金を利用していないか、複数の予算を使用していない場合 |
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